Tujuh Cara Menentukan Keutamaan Sesuatu Tugasan dan Kerja

Pendahuluan
Kerja adalah amanah. Sifat berlaku amanah adalah dituntut di dalam Islam sama ada melalui firman Allah SWT mahupun sabda Baginda SAW. Sifat amanah sangat diperlukan dan dituntut di dalam Islam kerana ia merupakan salah satu mercu tanda kepada keperibadian manusia yang cemerlang dan tanda beriman kepadaNya. Malah amanah merupakan salah satu daripada sifat-sifat kenabian.

Seseorang yang bekerja dan berkerjaya, setiap harinya merupakan tuntutan kepada pelaksanaan tugas atau amanah yang diberikan. Mereka bertanggungjawab melaksanakannya mengikut keperluan dan ketetapan skop kerja atau perjawatan yang telah ditetapkan. Setiap tugasan yang perlu dilaksanakan mempunyai tahap keutamaan mengikut keperluan, keutamaan dan pertimbangan, mematuhi tarikh akhir atau standard kualiti tertentu.

Pelaksanaan bidang tugasan berdasarkan skop dalam gerak kerja seharian perlulah merujuk kepada aktiviti atau tindakan yang benar-benar penting. Bagi mencapai hasil yang terbaik, setiap aktiviti atau tindakan hendaklah disusun mengikut keutamaan tugas yang berkesan dan berimpak dengan matlamat memenuhi keperluan organisasi. Sesuatu pelaksanaan tugasan boleh diubah keutamaannya berdasarkan situasi dan tuntutan semasa. 

Sehubungan dengan itu, ia memerlukan kepada strategi penentuan keutamaan yang boleh membantu seseorang pekerja menilai dan menentukan apakah tugasan yang lebih perlu dilaksanakan dan disempurnakan terlebih dahulu berbanding tugasan yang lain. Penentuan sesuatu keutamaan seharusnya bersifat objektif berserta matlamat-matlamat sampingan yang menyokong usaha mencapai objektif tersebut.

Satu: Memahami dengan Jelas Senarai Tanggungjawab dan Tugas
Sesuatu penentuan keutamaan yang berkesan adalah hasil daripada pemahaman dan penaakulan terhadap skop penuh tugasan atau tanggungjawab yang perlu dilakukan. Walau apapun peringkat sesuatu tugasan sama ada ia dalam tahap utama, atau sampingan, jangka masa panjang, sederhana ataupun pendek, iainya harus dicatat dan dipertimbangkan. Bagi memberikan kepada diri sendiri gambaran yang lengkap terhadap tugasan yang diberi, senarai terperinci berserta nota bagaimana ianya harus disempurnakan perlulah jelas dalam pemikiran seseorang pekerja. 

Sebaik sahaja semuanya disenaraikan, penentuan keutamaan biasanya dapat dibuat mengikut kepentingan; apa yang memerlukan perhatian segera, atau boleh ditangguh; apa yang mempunyai tempoh yang singkat atau panjang; apa yang diperlukan sama ada dalam jangka masa pendek, sederhana atau panjang; apa pelaksanaa yang penting, kurang penting atau tidak penting; apa yang memberi manfaat secara menyeluruh atau sebahagian; apa yang berpunca sama ada kepentingan peribadi atau organisasi.

Dua: Kenal Pasti Perkara Yang Perlu, Menyedari Matlamat Skop Tugasan 
Mengenalpasti sesuatu keperluan merupakan keutamaan ke atas penentuan sesuatu keutamaan. Seseorang pekerja sepatutnya memahami tujuan bagi perkara yang ‘benar-benar perlu dilaksanakan’ dan ianya dapat dibahagi atau dikategorikan berdasarkan kepada senarai seperti yang telah dinyatakan sebelum ini. Boleh jadi ianya berkait dengan kenaikan pangkat atau mata gaji, penyempurnaan sesuatu projek, atau perubahan serta peningkatan kerjaya. Hal ini dapat membantu seseorang pekerja mengenalpasti tugasan yang paling berkaitan dengan hasil dan impak pada masa hadapan. 

Mengklasifikasi objektif utama kepada matlamat-matlamat yang lebih kecil dan mempunyai had atau tempoh masa tertentu merupakan tindakan yang proaktif. Contoh yang mudah, objektif kerjaya dipecahkan dan dibahagikan kepada visi dan misi.  Daripada itu, matlamat atau sasaran ditentukan berdasarkan tahunan, kemudian dibina pula ke dalam senarai bulanan, seterusnya senarai mingguan atau harian. Salah satu cara penetapan untuk jangka masa panjang ialah penglibatan dan bekerjasama dengan pasukan, sebagai contoh pada setiap awal tahun. Perbincangan berkenaan matlamat organisasi, profesion dan tidak ketinggalan matlamat peribadi. Setiap daripada itu, suatu garis masa diwujudkan sebagai landasan dan rujukan bagaimama pasukan bersama-sama mencapai matlamat organisasi.

Cara berfikir dan sudut pandang perspektif ini amat penting dan sangat besar peranannya seterusnya membuahkan keberkesanan. Tanggapan yang salah ialah ‘menyibukkan diri’ dengan terus melaksanakan secara melulu semua perkara tanpa melihat dan menilai kembali kepada keperluan, tuntutan dan kepentingan pada waktu semasa secara kolektif. ‘Kesibukan’ tersebut diumpamakan kepada kejayaan mencapai objektif skop kerja dan seolah penanda aras kepada tercapainya sesuatu sasaran kerja. Perlu diingati, memenuhkan hari-hari kerja dengan tugas yang bukan keperluan dan keutamaan tidak mempunyai impak pada matlamat yang benar-benar muktamad, lantas memberi kesan yang besar kepada memudahkan dan melancarkan operasi dan pentadbiran organisasi, ianya adalah membuang masa. Jujur dengan diri sendiri terhadap nilai hakiki setiap tugasan berasaskan kepada keperluan semasa dan kemudahan berpanjangan serta sentiasa fikirkan matlamat bersama iaitu organisasi.  

Tiga: Serlahkan Tugasan Yang Memerlukan Perhatian Segera
Seseorang pekerja hendaklah menyediakan suatu senarai tugasan yang disertakan dengan jelas tarikh-tarikh tugasan tersebut selesai disempurnakan. Tindakan ini dapat membantu seseorang pekerja mencapai tahap kompetensi yang baik kerana setiap tugasan diselesaikan dalam tempoh masa yang telah ditetapkan. Pastinya ia dapat membentuk kemampuan perancangan awal yang tinggi kerana perspektif pelaksanaan dan penyelesaiaan sesuatu tugasan dapat dilihat secara menyeluruh dan tersusun. 

Mewujudkan sendiri sesuatu tarikh akhir walaupun ianya tidak ditetapkan melalui sesuatu arahan atau perintah adalah sangat penting. Jika ia tidak dibuat, seseorang pekerja akan terus menolak balik tugas penting atau bertanggung-tangguh sesuatu tindakan hanya kerana tidak bersifat peka terhadap peruntukan masa. Langkah ini juga sebenarnya secara tidak langsung membantu meningkatkan produktiviti dan mengurangkan kerja-kerja yang bertangguh.

Empat: Tentukan Keutamaan Berdasarkan Kepentingan dan yang Memerlukan Perhatian Segera 
Seorang ahli perniagaan benrama Stephen Covey dalam bukunya ‘7 Tabiat Orang Yang Amat Berkesan’ yang diterbitkan pada 1989 telah mencadangkan agar sesuatu tugasan dikategorikan dan seterusnya ditetapkan keutamaan mengikut kepentingan dan yang memerlukan perhatian segera:   

1. Perlu perhatian segera dan penting: Tugasan ini hendaklah dilakukan dahulu
2. Penting tetapi tidak memerlukan perhatian segera: Tetapkan masa pada kalendar anda untuk menyelesaikan tugas ini tanpa gangguan
3. Perlu perhatian segera tetapi tidak penting: Tugaskan. Tugaskan. Tugaskan. 
4. Tidak memerlukan perhatian segera atau tidak penting: Keluarkan daripada senarai tugasan anda

Tidak dinafikan, dalam tempoh pelaksanaan sesuatu tugasan, akan berlaku pertindakan kerja iaitu wujud tugasan mendatang disebabkan permintaan daripada pihak berkepentingan yang mendesak atau permintaan secara ‘ad-hoc’ atau perlu perhatian segera. Sekiranya ia berlaku, seseorang pekerja bolehlah menyenaraikan dahulu secara berasingan tiga tugas sahaja yang dia mesti lakukan pada hari tersebut. Tugas ini hendaklah dipilih dengan cermat terutama kepentingan tugas itu dikategorikan sebagai ‘perlu perhatian segera’. 

Bagi menghadapi situasi ini seseorang pekerja haruslah bijak memutuskan dengan bertanya kepada diri sendiri soalan yang berorientasikan objektif dan matlamat. Apakah tugas yang mahu dilakukan ini mempunyai impak terbesar pada hasil akhir? Apakah tugas yang hendak disiapkan pada hari ini menambahkan kelancaran, kemudahan dan mengkatkan manfaat kepada seluruh anggota organisasi? Apakah tugasan yang hendak dilajukan termasuk perkara utama atau sampingan?

Lima: Elakkan Pertindanan dan Pertembungan Keutamaan 
Apabila seseorang pekerja melaksanakan sesuatu tugasan yang tidak begitu sukar, ia agak mudah untuk diuruskan sama ada secara individu atau bersama-sama. Walau bagaimanapun, apabila tahap kesukaran sesuatu tugasan meningkat, dilihat seseorang individu yang berjawatan tinggi lebih cenderung untuk mengutamakan satu matlamat tunggal dalam sesuatu perkara, manakala individu yang berjawatan lebih rendah akan terus mencuba dan menguruskan pelbagai keutamaan yang dilihat sebagai kepentingan. Tindakan yang kurang keserasian dan mencapah antara satu sama lain dikaitkan dengan petunjuk prestasi yang boleh menjadi hambar dan menurun, menggambarkan tugas dan matlamat paling utama belum dapat dipenuhi, malah perkara sampingan diberi keutamaan. Hasilnya pencapaian sasaran dan kualiti kerja tidak mencapai tahap maksima.

Teknik untuk tetap memberi penumpuan yang berterusan hanya pada satu tugasan yang benar-benar penting dan berimpak pada satu-satu masa adalah dengan mengenal pasti kemungkinan gangguan ‘apa yang perlu dilaksanakan dan disiapkan’ dari dalam diri sendiri. Gangguan ini boleh berlaku sepanjang masa dan setiap ketika secara aktif dalam minda seseorang pekerja. Ini bermakna sekiranya seseorang pekerja perlu membuat pembentangan dan dalam masa yang sama sibuk mengumpul data sebuah projek lain, maka pekerja tersebut hendaklah mengutamakan satu tugas sahaja dan mengelakkan diri dari kerja-kerja yang ‘menghinggap secara tiba-tiba’ di dalam fikiran untuk dilaksanakan tanpa perancangan dan keperluan yang berimpak kepada organisasi. 

Enam: Pertimbangkan Usaha dan Merancang Keberhasilan
Kadang-kadang apabila seseorang pekerja melihat kembali kepada ‘senarai panjang’ tugas yang perlu dilaksanakan, dia akan mudah untuk rasa tidak berdaya atau bibit-bibit mengalah dan berputus asa dengan tugasan yang perlu dilakukan tersebut. Sesungghnya perasaan ini jika berterusan ianya dilayan akan memberi kesan negatif, seterusnya mengurangkan produktiviti seperti menyebabkan penangguhan kerja. Bagi mengatasi masalah ini, seseorang pekerja perlu membuat penilaian kendiri terhadap tugas tersebut mengikut kadar usaha dan tempoh yang diperlukan untuk menyelesaikannya. 

Andai kata senarai tugasan tersebut menjadi terlalu membebankan, maka utamakan tugas yang memerlukan masa dan usaha yang minimum terlebih dahulu dan selesaikannya dengan cepat dan cekap. Tugas yang telah disempurnakan tersebut serba sedikit akan memberi kelegaan dan sedikit ruang pernafasan atau kerehatan untuk menjana semula tenaga dan semangat. Ini akan membuahkan kepuasan dan rasa mengecapi sebagahian pencapaian untuk mendorong anda sepanjang hari dan hari-hari yang mendatang. 

Tujuh: Sentiasa Kaji Semula dan Hendaklah Realistik
Tidak dinafikan juga salah satu langkah penting untuk menghasilkan produktiviti yang maksima iaitu mewujudkan gambaran yang realistik terhadap semua tugasan berdasarkan skop tugasan yang sedia ada. Tugasan-tugasan perlukan dinilai atau dikaji semula secara realitistik dalam tempoh atau jangka masa tertentu secara kritis dan kritikal. Mengkaji semula senarai tugas dan keutamaan dengan kerap dan berkala ialah kunci untuk “mendapatkan semula kawalan dan tumpuan” seterusnya menghasilkan produktiviti yang berimpak tinggi.

Penutup

Agama Islam sangat indah, lengkap dan syumul. Pemerhatian mendalam serta aktiviti mentaakul akan membuahkan hikmah dalam setiap tindakan kehidupan seharian. Enam asas fiqh yang boleh dihayati dan direnung bagi memberi pemahaman yang lebih baik ialah Fiqh Maqasid, Fiqh Awlawiyat, Fiqh Muwazanat, Fiqh Ikhtilaf, Fiqh Waqi' dan Fiqh Taghyir.

Hidup perlu bersyukur..

Bandar Baru Bangi,

9 Rejab 1443H.