Pentadbiran Pejabat Organisasi (Siri 1)

Pengenalan

Definisi Pejabat: Bangunan (ruang, bilik dan sebagainya) tempat bekerja atau tempat diselenggarakan pelbagai urusan. Contohnya pusat pentadbiran kerajaan, perusahaan, pertubuhan dan lain-lain.

Mengemas Pentadbiran Pejabat Organisasi

Sesebuah organisasi memerlukan jentera pentadbiran yang terdiri daripada manusia untuk mengurus dan menyelia serta sebagai pencetus dan penggerak. Organisasi memerlukan pentadbiran tetapi tidak semestinya pejabat. Pejabat tidak semestinya diperlukan asalkan organisasi dapat dan mampu ditadbir urus dengan baik dan lancar. Namun, kewujudan pejabat sebagai pusat operasi menjadi pelengkap asas kepada kewujudan sesebuah organisasi dan pentadbirannya.

Peranan Pejabat dalam Organisasi

Adalah menjadi tanggungjawab sesebuah organisasi untuk mentadbir serta memelihara kepentingan ahli-ahlinya atau pelanggannya. Bagi maksud ini, organisasi hendaklah menentukan tujuan-tujuan, objektif-objektif dan dasar-dasarnya itu. Pejabat ditubuhkan dengan fungsi-fungsi yang tertentu. Maka adalah menjadi tanggungjawab pejabat melaksanakan dasar-dasar dan rancangan-rancangan yang ditetapkan oleh organisasi dengan licin dan memuaskan. Oleh yang demikian, pemimpin organisasi hendaklah sentiasa berikhtiar supaya fungsi-fungsi itu boleh dilakukan dengan segera dan baik tanpa menggunakan tenaga, masa dan perbelanjaan yang tidak mampu ditanggung dan berlebihan.

Perkara yang Perlu diberi Perhatian oleh Pemimpin Organisasi

Pemimpin organisasi perlu memberi perhatian terhadap aspek-aspek pentadbiran seperti dibawah:

1. Menyediakan carta pentadbiran dan objektif organisasi, visi dan misi organisasi pada keseluruhannya. Ia merangkumi carta pentadbiran bahagian, cawangan atau unit berserta objektif mereka dan senarai tugas ahli jawatankuasa yang lengkap secara bertulis;
2. Memaklumkan semua ahli jawatankuasa mengenai objektif serta tanggungjawab terutama kepada ahli jawatankuasa atau staf yang baru dilantik bertugas di pejabat tersebut supaya tugasnya ditumpukan bagi mencapai objektif organisasi;
3. Bimbingan dan latihan yang perlu kepada semua peringkat ahli jawatankuasa dan ahli-ahlinya;
4. Menyelaraskan aktiviti semua bahagian atau unit di dalam organisasi;
5. Menyediakan panduan-panduan kerja;
6. Pembahagian kerja yang saksama dan sesuai dengan kepandaian dan kenolehan ahli jawatankuasa atau kakitangan;
7. Menggalakkan perhubungan ahli jawatankuasa atau kakitangan dan menyediakan suasana kerja yang sesuai;
8. Menentukan perhubungan yang baik dengan keseluruhan staf, ahli, pelanggan dan masyarakat awam.

Menyemak Semula Fungsi-Fungsi Organisasi

Dari semasa ke semasa pemimpin organisasi hendaklahlah menyemak fungsi-fungsi pejabat supaya ia selaras dengan objektif organisasi. Jika fungsi dan objektif tidak lagi seimbang antara keduanya dalam masa tertentu, maka fungsi hendaklah diubah selaras dengan kehendak objektif.

Mengkaji Aktiviti-aktiviti Organisasi

Dari semasa ke semasa pemimpin organisasi hendaklah mengkaji semula aktiviti organisasi supaya:

1. Aktiviti yang tidak lagi perlu atau sesuai dihapuskan
2. Setiap langkah atau tindakan, penting untuk mencapai matlamat organisasi dilaksanakan
3. Mengamalkan satu sistem maklumat dan kawalan yang berkesan
4. Mewujud dan mengamalkan satu sistem kerja yang baik.

Di dalam usaha penilaian, perhatian hendaklah ditumpukan kepada:

• Penyusunan semula cawangan atau unit organisasi
• Perubahan sistem kerja seperti merangka atau meminda sistem-sistem dan borang-borang
• Perubahan pembahagian tugas
• Perubahan cara kawalanMemudah dan meringkaskan sistem kerja
• Pembekalan alat-alat pejabat yang sesuai

Senarai Tugas

Ketua atau setiausaha prganisasi hendaklah memberi senarai tugas kepada tiap-tiap ahli jawatankuasa dan stafnya secara bertulis. Pembahagian tugas ini adalah satu kerja yang memerlukan penilitian. Ahli-ahli jawatankuasa dan staf sokongan hendaklah sama ada bersama atau secara berasingan mengikut bidang tugasan berbincang dan merangka senarai-senarai tugas mereka secara teliti. Dari semasa ke semasa tugas ini hendaklah dikemaskinikan, terutama ketika:

• Perubahan tampuk kepimpinan
• Perubahan objektif organisasi
• Pengurangan atau penambahan fungsi pejabat
• Penambahan atau pengurangan jumlah ahli jawatankuasa atau staf
• Perubahan dalam sistem atau cara bekerja

Melahirkan Semangat Satu Pasukan Dalam Kalangan Semua Ahli Jawatankuasa dan Staf

Bagi mencapai kecekapan dan kelancaran yang maksima di dalam organisasi, perlunya seluruh individu di dalamnya samada ketua, ahli jawatankuasa mahupun staf perasaan dan semangat bekerja sebagai satu pasukan. Semangat kerja ini amat sukar diwujudkan melalui perintah-perintah, tetapi sebaliknya ia boleh dipupuk serta dilahirkan melalui kepimpinan yang baik dan berkesan. Tugas melahirkan semangat sebagai satu pasukan ini terletak di atas bahu ketua organisasi, ketua-ketua kanan, ahli jawatankuasa yang menyelia serta ketua staf. Pemimpin yang baik serta kepimpinan yang berkesan itu adalah asas pertama di dalam memupuk semangat ini. Kesemua ahli jawatankuasa organisasi yang menyelia ahli jawatankuasa kecil serta ketua yang menyelia staf pejabat hendaklah memberi tunjuk ajar dan membimbing. Rentetan dari itu ialah memberi kepercayaan yang sepatutnya kepada ahli jawatankuasa kecil serta staf, tanggungjawab dan amanah yang perlu mereka laksanakan terhadap tugas yang selayaknya dengan jawatan yang mereka sandang.

Latihan Dalam Pejabat

Para pimpinan organisasi hendaklah menugaskan seorang atau sekelompok ahli jawatankuasa yang lama atau berkelayakan untuk mengelolakan latihan bagi ahli jawatankuasa dan staf yang baru agar setiap individu di dalam organisasi tahu dan faham mengenai tugas-tugas yang diperuntukkan bagi mereka serta cara-cara melaksanakan tugas mereka. Skop kerja, panduan, peraturan dan seumpamanya perlu disediakan agar pelaksanaan tugasan berjalan lancar seperti yang digariskan oleh objektif, visi dan misi organisasi.

Pusingan Kerja Antara Ahli Jawatankuasa dan Antara Staf

Sesuatu yang sangat menguntungkan jika ahli jawatankuasa dan staf mendapat pengalaman dengan cara pusingan kerja. Pusingan kerja ini tidaklah terhad kepada mereka yang menjalankan kerja dalam bidang-bidang tugas yang berbentuk am sahaja, tetapi juga kepada mereka yang menjalankan kerja dalam beberapa bidang pengkhususan. Ini kerana berkemungkinan setiap kerja atau tugasan tersebut mempunyai beberapa aspek yang mungkin perlu diketahui dengan mendalam oleh seseorang ahli jawatankuasa atau staf. Seperti latihan, pusingan kerja antara ahli jawatankuasa dan antara staf boleh menimbulkan minat yang baru dalam kalangan mereka. Selain daripada itu, ia mampu meluaskan skop pandangan seseorang ahli jawatankuasa dan staf terhadap perjalanan kerseluruhan organisasi seperti dalam bentuk teknikal kerja, hubungan dalam pejabat dan organisasi dan hubungan luar. Akhirnya secara tidak langsung, suasana ini mampu mengasah bakat atau kebolehan yang terpendam dalam diri ahli jawatankuasa dan staf.

Hubungan Dengan Orang Bawahan, Ahli dan Pelanggan

Pemimpin organisasi hendaklah menekankan kepada barisa ahli jawatankuasanya serta staf tentang peri penting ahli organisasi atau pelanggan yang terdiri daripada masyarakat awam dating berjumpa mereka diberi layanan yang segera, mesra dan memuaskan. Ahli jawatankuasa organisasi serta semua staf sokongan hendaklah sentiasa bersikap adil dan saksama terhadap ahli-ahli dan pelanggan serta memberikan kepada mereka layanan yang terbaik, selari dengan polisi dan etika organisasi. Walaubagaimanaun atas budi bicara ahli jawatankuasa dan staf, mereka boleh mendahulukan ahli yang lemah dan mempunyai keperluan darurat serta memberi keutamaan layanan kepada mereka. Selain itu, ahli jawatankuasa dan staf perlu mengelak perkara berikut:

• Menunjuk dan bertindak pilih kasih dalam melayani ahli atau pelanggan seperti mendahulukan layanan kepada kenalan atau sesiapa sahaja yang dating terkemudian daripada mereka yang sudah lama menunggu, melainkan bagi kes atau urusan yang ‘tertentu’ atau yang seperti yang dimaklumi oleh organisasi;
• Mengherdik atau mencaci orang-orang yang lemah atau tidak mempunyai pengetahuan terhadap urusan yang mereka sedang lakukan;
• Melakukan atau mengatakan sesuatu yang boleh menimbulkan anggapan masyarakat awam sebagai suatu perbuatan yang angkuh, tiada akhlak atau tidak bermoral.

Hidup dalam mencari..

Bandar Baru Bangi,

8 Dzulqaedah 1436H.