Pengalaman Sebagai Juruaudit

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Sebelum membaca entri ini, anda perlu memerhatikan simbol-simbol yang diletakkan.

Simbol * merujuk kepada tambahan daripada saya. Ia bukanlah asal daripada buku. Simbol # merujuk kepada bahan atau maklumat asal yang disebutkan di dalam buku 'Kerjaya Sebagai Juruaudit' yang ditulis oleh Ida Rizyani Tahir terbitan PTS Publications. Fakta yang disebut dikekalkan melainkan ianya diubah dari segi penyusunan fakta agar lebih mudah dibaca dan difahami.

*Di kesempatan ini saya HANYA menerangkan beberapa perkara yang berkaitan dengan gerak kerja secara khusus di kalangan ahli PMRAM, samada di peringkat pusat, BKAN dan DPM.

Menurut buku ini; #Juruaudit merupakan seseorang yang ditauliahkan bagi mengesahkan penyata kewangan sesebuah organisasi yang disediakan betul dan mengikut undang-undang serta polisi sesebuah organisasi.

Di antara tugas utama juruaudit adalah:

1. Memastikan organisasi beroperasi dengan cekap melalui penyimpanan rekod yang mantap.
2. Menyediakan, menganalisa dan mengesahkan dokumen kewangan yang bertujuan memberi maklumat tepat kepada pelanggan.
3. Menganalisa belanjawan.
4. Merancang pelaburan kewangan.

Keperluan terhadap juruaudit:

1. Sebagai pengawas perjalanan organisasi supaya berada di landasan yang betul.
2. Berperanan mengukur keberkesanan kos dan faedah supaya pengurusan dapat merangka strategi jangka pendek dan jangka panjang.
3. Memastikan organisasi dapat memenuhi objektif dalaman seperti penjimatan kos, peningkatan produktiviti dan kualiti serta konsisten dalam proses kerja.
4. Memastikan organisasi memenuhi objektif luaran seperti memenuhi kehendak pelanggan luaran, peningkatan pasaran dan berjaya dalam persaingan.
5. Berperanan sebagai pemerhati yang memastikan tiada kesalahan serius dilakukan dan membantu melaksanakan peraturan baru.
6. Bertindak sebagai penasihat dalam memastikan proses kerja sentiasa meningkat dan pembaziran tidak berlaku.

Umumnya, seseorang jururaudit perlu memastikan tiga perkara utama iaitu:

1. Pematuhan peraturan - Organisasi perlu mematuhi undang-undang, peraturan dan polisi yang ditetapkan.
2. Prestasi - Sumber-sumber dalam organisasi seperti tunai dan pekerja adalah mencukupi dan digunakan dengan cekap.
3. Kualiti - Kualiti kerja sentiasa dijaga dan dipertingkatkan.

*Menurut buku ini lagi, juruaudit terbahagi kepada dua jenis iaitu 'Juruaudit Dalaman' dan 'Juruaudit Luaran'. Kedua-dua jenis juruaudit ini berlaku di kalangan organisasi di bawah PMRAM. Ini kerana PMRAM merupakan sebuah organisasi induk yang besar dan menpunyai hubungan terus dengan pihak Kementerian Kemasyarakatan Mesir. Namun, Juruaudit Luaran tidak menjadi kewajipan bagi BKAN dan DPM melainkan mempunyai keperluan dan kepentingan menurut ketetapan kepimpinan. Kebiasaannya juruaudit dalaman dilantik semasa mesyuarat agung tahunan manakala juruadit luaran pula dilantik di atas keperluan dan kehendak semasa.

Di peringkat DPM, setakat pengetahuan saya PMRAM tidak pernah melantik juruaudit luaran untuk DPM. Manakala di peringkat BKAN, kemungkinan ianya berlaku kerana BKAN selain bernanung di bawah PMRAM, juga bernaung di bawah Majlis Agama negeri masing-masing. Mereka dibantu dan dipantau oleh wakil atau pegawai agama negeri. Sekiranya pegawai berkehendak kepada lantikan juruaudit luaran, maka ia merupakan suatu yang berada di luar bidang kuasa AJKT dan perlu melalui perbincangan.

#Juruaudit dalaman:

1. Bertanggungjawab mengesahkan ketetapan rekod dalam organisasi dan memastikan tiada kesilapan dalam pengurusan seperti pembaziran, penyelewengan dan penipuan.
2. Perlu memeriksa serta menilai sistem maklumat dan kewangan organisasi.
3. Menilai prosedur pengurusan dan kawalan dalaman bagi memastikan ketetapan rekod dan kawalan dalaman adalah mencukupi (ia betujuan melindungi organisasi dilanda penyelewengan).
4. Menilai operasi organisasi am berjalan dengan cekap, efektif serta mematuhi polisi organisasi, undang-udang dan arahan kerajaan.
5. Bertanggungjawab melaporkan segala penemuan kepada pihak pengurusan atasan.

Menurut buku ini, umumnya audit adalah berkaitan soal kewangan syarikat. Disebabkan operasi syarikat *(atau organisasi) bergantung kepada kemantapan rekod dan ketepatan maklumat, audit prestasi atau audit operasi juga dilakukan. Audit terbahagi kepada dua jenis iaitu audit kewangan dan audit prestasi.

Di dalam urus tadbir PMRAM dan cawangannya, saya tidak pernah lagi mendengar istilah 'audit prestasi' atau 'audit operasi' ini. Walaubagaimanapun, setelah saya membaca makna audit prestasi ini, saya yakin fungsi dan peranannya sangat aktif di dalam PMRAM. Cumanya mungkin menggunakan istilah lain.

Audit Kewangan: Merupakan pemeriksaan akaun-akaun dan penyata kewangan bagi setiap tempoh perakaunan mengesahkan penyata kewangan yang disediakan adalah betul dan tiada penipuan atau penyelewengan di dalam syarikat *(atau organisasi). Juruaudit mestilah orang yang berpengetahun dalam bidang perakauanan.

*Melantik orang yang benar-benar pakar dalam bidang perakaunan atau merupakan 'ahli' dalam bidang tersebut sebagai juruaudit PMRAM, DPM dan BKAN merupakan suatu yang agak sukar. Ini kerana kebanyakan pelajar yang hadir ke sini merupakan pengkhususan bidang agama dan mereka bukan berkelulusan perakaunan. Walaupun ada di antara mereka yang mendapat keputusan cemerlang dalam subjek Prinsip Akaun atau Ekonomi Asas, namun ia masih belum benar-benar mencukupi untuk menghadapi realiti pengurusan audit yang sebenar.

Bagi pendapat saya, ia bukan suatu masalah besar kerana setiap ilmu boleh dipelajari sehingga ilmu sihir sekalipun. Cumanya sihir haram diamalkan. Kehendak, minat dan rasa bertanggungjawab apabila menerima lantikan merupakan sikap asas bagi menjamin segala gerak kerja mencapai matlamat serta objektif yang telah disenaraikan organisasi.

Di dalam buku ini, disenaraikan kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan oleh seseorang juruaudit. Saya hanya menyenaraikan kemahiran dan keupayaan yang ditulis disebabkan pengetahuan yang disenaraikan saya anggap sebagai perincian terhadap keperluan bagi seseorang juruaudit.

#Kemahiran yang diperlukan:

1. Penggunaan matematik menyelesaikan masalah,
2. Menumpukan sepenuh perhatian apabila orang lain bercakap, memahami fakta-fakta yang diberikan, bertanya soalan dan tidak mengganggu apabila orang sedang bercakap.
3. Menggunakan logik dan alasan dalam mengenalpasti kekuatan dan kelemahan langkah yang diambil,
4. Memahami perkara-perkara yang dinyatakan dalam sesuatu dokumen,
5. Memahami implikasi kepada maklumat baru bagi masalah semasa dan akan datang,
6. Menganalisa kos dan faedah tindakan yang bakal diambil,
7. Menentukan bagaimana sistem diajalankan,
8. Mengenalpasti tindakan yang perlu diambil begi memperbaiki prestasi operasi,
9. Memperbaiki langkah yang diambil supaya tidak memberi kesan negatif terhadap tindakan yang lain.

Keupayaan yang diperlukan:

1. Mengenaipasti kesilapan yang berlaku dan bakal berlaku,
2. Berkomunikasi dengan jelas dan lancar,
3. Berkemahiran menulis dan mudah difahami,
4. Mengurus perkara-perkara dengan teratur mengikut peraturan,
5. Memilih kaedah matematik atau formula menyelesaikan masalah,
6. Melihat sesuatu isu dari sudut berlainan dan kritikal,
7. Membuat kesimpulan yang mudah difahami.

*Saya telah dilantik menjadi Juruaudit 1 BKAWM bagi sesi 2008/2009. Namun, akibat kecetekan ilmu pengetahuan dan pengalaman, di akhir sesi berlaku masalah. Sebaiknya bagi situasi mahasiswa di Mesir, bendahari perlu bekerjasama erat dengan juruaudit persatuan.

Akibatnya, setelah akaun ditutup dan dijalankan Mesyuarat Agung Tahunan, disebabkan saya sendiri tidak mengesahkan penyata kewangan yang disediakan, maka penyata perlu disusun semula dan dibuat penyata kewangan yang baru.

Secara peribadi, saya berpendapat proses penyediaan penyata kewangan BKAN dan DPM perlulah dipertingkatkan dari segi kualiti penyusunan data dan perincian maklumat. Kedua-dua langkah ini mahu tidak mahu perlulah dijana dengan kerjasama bendahari sejak awal sesi kepimpinan lagi. Ini bertujuan agar tidak menjadi kelam kabut, tertinggal maklumat dan kesalahan fakta apabila penyata kewangan tahunan dibentangkan semasa Mesyuarat Agung Tahunan kelak.

Ini merupakan pengalaman yang sangat berharga sepanjang saya berada di Mesir. Akhirnya kami yang terlibat untuk menyiapkan penyata kewangan yang baru terpaksa berkampung selama 13 hari berturut dan merayakan Aidiladha 1430 Hijrah di dalam bilik mesyuarat.

Dikesempatan ini saya ingin mengucapkan jutaan terima kasih di atas bantuan dan sokongan daripada sahabat yang bersama berkampung..

Ustaz Roslizan
Ustaz Ali Imran
Ustaz Wan Shahrizan
Ustaz Hairul Nizam
Ustazah Liyana

Serta kepada seluruh AJKT dan HEWI BKAWM sesi 2008/2009, kepada seluruh yang terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam memberikan kerjasama terbaik kepada kami. Semoga Allah SWT melimpahi kalian semua dengan rahmat dan keredhan-Nya.

Bagi sesiapa yang berminat untuk mengkaji dan mengetahui dengan lebih mendalam, saya menggalakkan anda membeli buku yang disebutkan pada awal entri ini. Semoga ianya memberi manfaat kepada kita semua!

Kita seringkali diwar-warkan bahawa kebatilan yang bersistem mampu mengalahkan kebenaran yang tidak bersistem. Islam mengajar umatnya untuk berubah dari baik menjadi lebih baik. Islam juga mengajar umatnya agar selari dengan keperluan dan tuntusan semasa di samping menjadikan sumber perundangan Islam sebagai rujukan utama. Maka perlulah kita berubah bermula hari ini. Menjadi mahasiswa Islam yang cemerlang akademik, akhlak dan ilmu semasa.

Hidup dalam mencari..